Firemní auto půjčujete někomu jinému? Znáte všechna pravidla?

Základní podmínky pro zapůjčení služebního vozidla

Půjčujete si služební auto? Tady je vše, co potřebujete vědět!

Bez řidičáku to nepůjde - musíte ho mít minimálně tři roky v kapse. Je vám už 21? Skvěle! Jen se ujistěte, že jste poslední dva roky neměli žádný průšvih na silnici - však víte, žádné bodíky navíc nebo nějaké to řízení pod vlivem.

Papírování je sice otrava, ale bez něj to nejde. Sepíšeme spolu smlouvu, kde bude všechno důležité - vaše údaje, detaily o autě včetně VINka, stav kilometrovky a kolik je v nádrži. Taky si řekneme, jak dlouho si auto půjčujete a kam s ním můžete jet.

Počítejte s tím, že budete muset složit kauci - je to taková pojistka pro obě strany. Výše? To záleží na tom, jaké auto si berete a na jak dlouho. Než vám klíčky předáme, prolezeme spolu auto ze všech stran a vyfotíme každý škrábanec - ať pak nejsou zbytečné dohady.

Za volantem platí jasná pravidla - žádné divoké jízdy a předpisy musíme dodržovat. Auto není na přeprodej dalším kámoškům a taxikaření taky nepřipadá v úvahu, pokud se na tom předem nedomluvíme.

Během půjčení se o auto starejte jako o vlastní. Kontrolujte olej, vodu, pneumatiky - prostě všechno důležité. Tankování je na vás, stejně jako případné pokuty za rychlou jízdu. A když se něco rozbije nebo odře? Hned volejte!

Až budete auto vracet, projdeme spolu stejnou kontrolu jako na začátku. Nezapomeňte parkovat někde bezpečně - nikdo nechce nepříjemné překvapení v podobě ukradeného auta. A kdyby se nedej bože něco stalo, hned volejte - ať už bouračka nebo krádež, čím dřív to začneme řešit, tím líp.

Písemná smlouva a předávací protokol

Půjčujete firemní auto? Pojďme si projít, na co si dát pozor, ať se vyhnete nepříjemnostem.

Základ všeho je pořádná písemná smlouva. Bez ní se do půjčování firemního auta vůbec nepouštějte. Musíte tam mít všechno důležité - od čísla podvozku přes značku až po stav tachometru. A samozřejmě kdo komu auto půjčuje, včetně všech potřebných údajů.

Předávací protokol je vaše pojistka. Nafotíte každý škrábanec, zapíšete množství benzínu a zkontrolujete povinnou výbavu. Je to jako když předáváte byt - všechno musí být zdokumentované, ať pak nejsou zbytečné dohady.

Pravidla používání musí být jak křišťál. Kam až může řidič s autem jet? Může ho použít na stěhování? Co když se něco pokazí - kdo to zaplatí? Tohle všechno by mělo být černé na bílém. A nezapomeňte na pojistku a postup při nehodě - nikdy nevíte, co se může stát.

Čas je také důležitý faktor. Přesně si stanovte, kdy auto předáváte a kdy ho chcete zpátky. U delšího půjčení si domluvte pravidelné kontroly. A co když auto vrátí pozdě? I na to myslete a napište do smlouvy pokuty za porušení pravidel.

Vrácení auta je stejně důležité jako jeho předání. Zase všechno zkontrolujete, nafotíte a zapíšete. Nové škrábance? Prázdná nádrž? Teď je čas to řešit, ne až za týden.

Všechny papíry si schovejte aspoň tři roky. Nikdy nevíte, kdy se budou hodit. A pokud došlo k nějaké nehodě, radši i déle. Lepší mít všechno v šuplíku, než pak něco složitě dohledávat.

Kontrola řidičského oprávnění a technického stavu

Každý, kdo někdy potřeboval půjčit firemní auto, ví, že to není jen otázka předání klíčků. Bezpečnost především - proto je nutné důkladně prověřit, kdo za volant usedne. Jako první krok musíme zkontrolovat řidičák. Není to jen formalita - jde přece o to, aby byl řidič skutečně způsobilý auto řídit.

Představte si situaci, kdy zjistíte až později, že řidič má zákaz řízení. To by byl průšvih, že? Proto vždy vyžadujeme písemné potvrzení o tom, že je řidič čistý - žádný alkohol, žádné drogy, žádné zákazy. Pro jistotu si uděláme kopii řidičáku, ať máme všechno černé na bílém.

Než auto předáme, musíme ho pořádně proklepnout. Projdeme ho zvenku i zevnitř - žádné škrábance nesmí uniknout našemu oku. Pneumatiky, světla, brzdy... všechno musí šlapat jako hodinky. Je to jako když kupujete ojeté auto - radši dvakrát zkontrolovat, než později litovat.

Papíry musí být v naprostém pořádku. V přihrádce nesmí chybět techničák, zelená karta a další důležité dokumenty. A samozřejmě povinná výbava - kdo by chtěl platit pokutu kvůli chybějící vestě nebo lékárničce?

U větších vozů to chce extra pozornost. Řídít náklaďák není jako projet se v osobáku - tady už potřebujete speciální papíry a znalosti. Totéž platí pro speciální techniku - bez proper kvalifikace ani ránu.

Po vrácení auta následuje další důkladná kontrola. Raději si s autem udělejte krátkou projížďku - hned poznáte, jestli je všechno v cajku. Všechno pěkně zapíšeme a necháme podepsat. Jak se říká - důvěřuj, ale prověřuj.

Odpovědnost za škodu a pojištění vozidla

Půjčování firemního auta není jen tak - pojďme si říct, na co si dát pozor. Ze zákona musí mít každé firemní auto aspoň povinné ručení, ale upřímně? To je minimum. Když už auto někomu půjčujete, bylo by fajn mít i tu havárijku - nikdy nevíte, co se může stát.

Než auto někomu svěříte, mrkněte do pojistky. Některé pojišťovny totiž nerady vidí, když za volantem sedí někdo mimo firmu. Mohlo by se pak stát, že když se něco semele, budete na všechno sami.

Když dojde k bouračce nebo se něco pokazí, může za to být zodpovědných klidně víc lidí najednou. Proto je super mít všechno černé na bílém - sepište pořádnou smlouvu o půjčení, ať každý ví, co a jak.

Určitě si zapisujte úplně všechno - jak auto vypadá, když ho půjčujete, kolik má najeto, jak je na tom s benzínem. Může se to zdát jako zbytečné papírování, ale věřte mi, když se něco stane, budete za tyhle zápisky vděční.

Pravidla musí být jasná: když se cokoliv stane, ten, kdo si auto půjčil, musí hned dát vědět. Žádné výmluvy typu to se spraví samo nebo to počká do pondělí. Když je potřeba volat policii, tak se prostě volá.

Je fér domluvit se dopředu, kolik bude případná spoluúčast při škodě. A když někdo auto vyloženě odře, protože se mu nechtělo couvat pomalu, měl by počítat s tím, že to může pěkně prošustnout.

Každý, kdo si auto půjčí, by měl vědět, jak se o něj starat. Kdy dolít olej, co dělat, když začne svítit kontrolka, nebo kam volat, když se něco pokazí. Je to jako když půjčujete vlastní věc - chcete, aby se o ni starali stejně dobře jako vy.

Pravidla tankování a úhrady pohonných hmot

Jak na tankování s firemním autem - praktický průvodce

Když si půjčíte firemní auto, musíte ho vrátit se stejným množstvím paliva, jako když jste ho dostali. Je to podobné, jako když si půjčíte auto od kamaráda - prostě slušnost velí vrátit ho tak, jak jste ho převzali. Vyfotíme stav nádrže před i po, ať je všechno jasné a férové.

Na služebních cestách je to jednoduché - tankujete jen na partnerských pumpách s firemní kartičkou. Stačí zadat počet kilometrů a PIN, co jste dostali. Nezapomeňte schovat účtenky, budou se hodit. Je to podobné jako s platební kartou - každá transakce se počítá.

Soukromé jízdy? Tam je to jiné. Tankujete za svoje a firemní kartičku nechte v klidu odpočívat. Zapisujte si kilometry, ať pak není zmatek v účtování. Však to znáte - čistý účet, dobrý přítel.

Když auto používáte pro práci i soukromě, veďte si poctivý deníček jízd. Je na vás, aby záznamy seděly jak po másle. Na konci měsíce se podíváme, kolik bylo pracovních a kolik soukromých kilometrů, a podle toho se spravedlivě rozdělí účet za palivo.

Pozor na správné palivo! Koukněte na víčko nádrže nebo do techničáku, co tam má téct. Když to spletete, může to být drahá legrace. A když spotřeba nějak divně vyskočí, budete muset vysvětlit proč.

Firma má přehled o všem přes GPS a elektronickou knihu jízd. Žádné čachry s kartičkou - to by se mohlo škaredě vymstít.

A když se něco pokazí? Třeba nefunguje karta nebo musíte tankovat někde, kde nemají smlouvu? V klidu zavolejte odpovědné osobě a najde se řešení. Jen nezapomeňte všechno zdokumentovat a schovat účtenky.

Evidence ujetých kilometrů a účel cesty

Půjčujete firemní auto? Pojďme si říct, jak na to bez zbytečného papírování.

Základem všeho je poctivě vedená kniha jízd - je to vlastně takový deník vašeho auta. Každá jízda se musí zapsat hned po návratu, dokud máte všechno v živé paměti. Však to znáte - když to necháte na později, polovina detailů se někam vytratí.

Nestačí jen napsat pracovní cesta do Brna. Berňák chce vědět všechno - s kým jste se sešli, co jste řešili, jak to dopadlo. Je to jako když píšete report šéfovi - čím víc detailů, tím líp. Počáteční a konečný stav tachometru, přesná trasa, časy... prostě komplet všechno.

Zodpovědnost je na obou stranách - jak na firmě, tak na řidiči. Proto je fajn sepsat jednoduchý papír, kde se člověk zaváže, že bude všechno poctivě zapisovat. Není to jen formalita - když se něco pokazí, může z toho být pěkná polízanice s finančákem.

Tankování? To je kapitola sama pro sebe. Každou návštěvu pumpy musíte zapsat - kolik jste natankovali, za kolik a kde. A když si odskočíte s autem na soukromý výlet, žádné tajnosti - musí to být v knize jízd jako na dlani.

Jasně, dneska už existuje spousta appek a GPS vychytávek, které vám s evidencí pomůžou. Ale pozor - ani ta nejchytřejší aplikace za vás nenapíše, proč jste vlastně někam jeli. Proto je nejlepší kombinovat elektronickou evidenci s klasickými zápisky.

Když půjčujete auto na delší dobu, mrkněte občas do knihy jízd. Jednou za týden nebo měsíc stačí. Lepší je chytit případný problém hned v zárodku, než později vysvětlovat, proč v záznamech něco chybí.

Zákaz využití vozidla k soukromým účelům

Služební auto není vaše soukromé vozidlo - každá cesta mimo pracovní účely může mít vážné následky. Jistě, je to lákavé - máte klíčky v kapse a auto stojí na parkovišti. Proč si nevyjet o víkendu na nákup nebo nesvézt kamaráda na letiště?

Jenže realita je jiná. Firemní vozidla podléhají přísným pravidlům a jejich porušení vás může stát nejen spoustu peněz, ale i práci samotnou. Vzpomeňte si na kolegu Petra z účtárny - půjčil služební octavii bratranci na stěhování a výsledek? Nabouraný nárazník, disciplinární řízení a tučná pokuta.

Zvlášť riskantní je půjčování auta dalším osobám. I když své kamarády znáte jako spolehlivé řidiče, odpovědnost za případnou nehodu nesete vy. Kolik z nás by bylo schopných zaplatit opravu nového firemního auta z vlastní kapsy?

Moderní technologie navíc umožňují sledovat každý pohyb vozidla - GPS monitoring, elektronické knihy jízd, pravidelné kontroly tachometru. Myslíte si, že večerní zajížďka do obchodu nikomu neunikne? Omyl. Systém zaznamená každý kilometr mimo schválenou trasu.

Potřebujete-li výjimečně použít auto k soukromým účelům, vždy to předem proberte s nadřízeným. Některé firmy umožňují například cestu do práce a zpět, ale musí to být jasně domluveno a zdokumentováno. Lepší je zeptat se předem než později vysvětlovat nepovolené kilometry.

Pamatujte - služební auto je pracovní nástroj, ne benefit. Jeho správné využívání šetří firmě peníze a vám případné problémy. Dodržujte pravidla, veďte pečlivě knihu jízd a v případě nejasností se raději ptejte. Vaše peněženka i pracovní pozice vám za to poděkují.

Firemní auto je jako půjčená kniha - vraťte ji ve stejném stavu, v jakém jste ji dostali, a buďte zodpovědní za každou její stránku.

Radek Kovařík

Vrácení vozidla v původním stavu

Vracíte firemní auto? Předejte ho přesně tak, jak jste ho dostali. Všichni to známe - půjčené věci vracíme v perfektním stavu, a u auta to platí dvojnásob. Není nic horšího než nepříjemné překvapení při předávání.

Než auto vrátíte, projděte ho důkladně zvenku i zevnitř. Představte si, že by vám někdo vracel auto plné drobků, prázdnou nádrží a škrábanci na dveřích. Nepříjemné, že? Proto nezapomeňte vysát sedačky, vytřít kufr a doplnit palivo na maximum.

Kouřili jste v autě? To může být pořádně drahá záležitost! Zápach z cigaret se dostane úplně všude a jeho odstranění není levná záležitost. Raději si tu cigaretu příště odpusťte nebo si dejte pauzu mimo auto.

Každé auto má své mouchy, ale ty, které vznikly za vašeho působení, musíte přiznat. Ťukanec při parkování? Divný zvuk v motoru? Nefungující klimatizace? Lepší je říct to na rovinu. Však to známe - čím dřív problém řešíme, tím menší nepříjemnosti z toho plynou.

Papíry, klíče, povinná výbava - to všechno musí být na svém místě. Představte si, že byste museli platit za ztracený techničák nebo druhý klíč. To by byla zbytečná komplikace, že?

A pokud se něco pokazí? Žádnou paniku. Sepíšeme předávací protokol, všechno zdokumentujeme a v klidu probereme. Je to jako když vracíte pronajaté bydlení - čistý štít je základ dobrých vztahů.

Sankce za porušení pravidel zapůjčení

Půjčit firemní auto kamarádovi? Tak to radši ne!

Parametr	Standardní zapůjčení	Krátkodobé zapůjčení
Nutnost písemné smlouvy	Ano	Ano
Kontrola řidičského oprávnění	Povinná	Povinná
Souhlas nadřízeného	Vyžadován	Vyžadován
Předávací protokol	Povinný	Povinný
Záznam o stavu vozidla	Nutný	Nutný
Pojištění	Rozšířené	Základní

Nejhorší průšvih, do kterého se můžete dostat, je předat služební vůz někomu bez písemného souhlasu šéfa. Představte si, že půjčíte auto kolegovi z bývalé práce, protože nutně potřebuje odvézt nábytek. Jenže pak se něco semele a rázem můžete přijít o práci.

Každá škoda, každý škrábanec - všechno jde za vámi. A věřte, že to není levná záležitost. Firma vám může napařit pokutu v řádu desetitisíců a rovnou vám to strhne z výplaty. To bolí, co?

A když pravidla porušíte opakovaně? Můžete se s firemním autem rozloučit. Pro obchoďáka nebo servisního technika je to prakticky pracovní sebevražda. Jak chcete jezdit po klientech bez auta?

Myslíte si, že vám aspoň zůstane možnost vozit o víkendu rodinu na chatu? Kdepak! I tenhle benefit vám můžou na pěkně dlouhou dobu sebrat. Tři měsíce bez auta jsou ještě milost - může to být klidně i rok.

A to není všechno - budete muset zaplatit každý litr benzínu, každou opravu, každou údržbu. Když se něco rozbije nebo se stane nehoda? Všechno jde za vámi, včetně spoluúčasti na pojistce.

Nezapomeňte, že když kvůli nehodě auto stojí v servisu, firma přichází o peníze - a ty bude chtít po vás. Navíc se můžete rozloučit s povýšením nebo prémií. Takže příště, až vás někdo poprosí o půjčení firemního auta, dvakrát si rozmyslete, jestli vám to za to stojí.

Povinné doklady při předání vozidla

Předání firemního auta není jen tak - pojďme si projít, co všechno potřebujete mít pod kontrolou. Srdcem celého procesu je pořádně vyplněný předávací protokol. Než auto předáte, zkontrolujte tachometr, natankujte a poctivě zaznamenejte každé škrábnutí nebo bouli - ušetří vám to později spoustu nepříjemností.

Nezapomeňte přibalit velký techničák - a pozor, musí to být originál! K tomu patří zelená karta od povinného ručení a pokud máte havarijko, hoďte do složky i kartičku s číslem pojistky. Nikdy nevíte, kdy se bude hodit.

Klíčovým dokumentem je taky povolení k používání auta, které musí podepsat někdo z vedení firmy. Napište tam jasně, od kdy do kdy auto půjčujete a k čemu má sloužit. Pro jistotu přihoďte i výpis z obchoďáku, ať je všechno podle regulí.

Servisní knížka je vaše jistota - ukáže historii všech oprav a kontrol. K tomu přibalte manuál, ať víte, kde co je a jak to funguje. U moderních aut nezapomeňte na přístupové údaje k palubnímu počítači nebo aplikacím.

Povinná výbava musí být kompletní - vesta, trojúhelník, lékárnička. Jestli má auto nějaké speciality jako GPS nebo alarm, předejte i návody k nim. U elektromobilů nebo hybridů nezapomeňte vysvětlit, jak to funguje s nabíjením.

Do složky přihoďte i čísla na fleet manažera, servis a asistenci - nikdy nevíte, kdy je budete potřebovat. A pro případ nehody přidejte jednoduchý návod, co dělat a kam volat. Lepší mít všechno při ruce, než pak zmatečně hledat v kritické situaci.